Estamos na era da logística 4.0. Falamos continuamente sobre tecnologia, digitalização, automatização e, ainda assim, a maioria das empresas ainda não conseguiu se desprender dos documentos físicos.
Se você contar neste momento, quantos papéis pode encontrar em cima de sua mesa ou dentro de sua gaveta? E quantas vezes você os utiliza? Já pensou que fácil seria consultar as informações que você tem nesse papel direto de seu computador ou celular? A sustentabilidade está no auge e faz bem não apenas para o meio ambiente, mas, também, para dar visibilidade às empresas.
Uma pesquisa das consultoras Opinionbox, Mundo do Marketing e Dia revelou que 54% dos entrevistados costumam dar preferência para empresas que se preocupam com o meio ambiente. São medidas como o paperless que podem ajudar sua empresa a se tornar sustentável. Não sabe o que é paperless? Então, continue lendo e descubra o que é e como isso pode exponenciar seu negócio!
O que é paperless?
A tradução literal de paperless é “sem papel” e é exatamente isso que o conceito propõe: a eliminação do papel dentro das empresas. Trata-se de uma mudança na estrutura e também na cultura organizacional da instituição.
É a adoção de uma nova forma de administrar os documentos da empresa, trazendo reduções de custo e otimização de tempo nos processos.
Como essa tendência tem se tornado realidade no mundo da logística?
Os arquivos de logística vivem lotados, assim como a mesa de quem trabalha nesse setor. Notas fiscais, avisos de entrega, ordens de compra, faturas de frete, CTE’s. Muitos são os documentos necessários para que os processos funcionem corretamente.
Ainda que por parte da burocracia governamental não seja possível eliminar completamente o papel, muitos deles podem ser transferidos para o meio digital. As empresas vêm investindo em equipamentos como tablets e computadores móveis para reduzir a utilização do papel e aproveitar os diversos benefícios que o conceito pode trazer.
Quais são os benefícios de ser uma empresa paperless?
Agora que você entendeu o conceito de paperless, mostraremos os principais benefícios que esse processo pode trazer para seu empreendimento na área logística. Acompanhe!
Reduzir dos custos operacionais
Se a administração de documentos da empresa se torna digital, automaticamente não há mais gastos com papel e nem custos provenientes de cartuchos para as impressoras. Coloque na ponta do lápis: quantas folhas você utiliza por ano? Todo esse gasto será eliminado e, ainda, ocorrerá uma redução no custo com energia.
Ganhar em produtividade
Quanto tempo você demora para encontrar uma nota fiscal de um ano atrás? Qual o prazo necessário para organizar os arquivos que dispõe de toda a papelada da empresa? Tendo todos eles na forma digital, basta procurar pelo número da nota e o documento pode ser localizado em segundos. Um Ctrl+F resolve o problema rapidamente.
Proporcionar uma imagem positiva perante o mercado
Outra grande vantagem que pode ser percebida está relacionada à imagem da sua empresa perante o mercado, especialmente, em se tratando do setor logístico que, geralmente, não consegue adotar muitas medidas para mostrar à sociedade o cuidado com o meio ambiente.
Ao adotar o paperless e demonstrar isso de forma eficiente para a população, sua empresa ganha muita credibilidade perante o mercado, tendo em vista que demonstra que está preocupada com os impactos que a sua atividade fatalmente causa à natureza.
Trazer cultura organizacional sustentável
Ao plantar a semente da sustentabilidade, aos poucos a empresa começa a desenvolver uma cultura sustentável. A equipe se reeduca e começa por iniciativa própria a buscar outras formas de contribuir. Os colaboradores são, afinal, os principais responsáveis pelo sucesso da implementação do paperless.
Ser uma empresa eco-friendly adotando iniciativas como o paperless pode transformar a instituição. A sustentabilidade faz com que o negócio, além de se tornar mais eficiente e preciso, traga valor tanto aos clientes, que cada vez mais apresentam preferência para empresas verdes, quanto ao meio ambiente.
Como implementar o conceito de paperless na sua empresa?
Agora que você entendeu o que é paperless e os benefícios que o conceito pode trazer mostraremos algumas dicas práticas para implementar esse processo na área logística. Continue lendo!
Digitalize documentos
O primeiro passo é investir na digitalização de documentos. Essa prática concentrará todos os papéis gerados pela sua empresa em um único local, evitando que eles tenham que circular entre o empreendimento ou outros locais.
Utilize uma plataforma na nuvem
A utilização de uma plataforma na nuvem permite que os arquivos sejam alocados para esses servidores evitando a sua impressão, podendo ser acessados de qualquer dispositivo fixo ou móvel que tenha acesso à internet.
Implemente a assinatura eletrônica
Atualmente, algumas empresas têm dificuldades em adotar o paperless em seus negócios do dia a dia devido o fato de alguns documentos precisarem ser originais ou por se tratarem de documentos que precisam ter sua originalidade e confiabilidade garantida.
A tecnologia também já criou mecanismos para resolver esse problema. As assinaturas eletrônicas, feitas por meio de certificados digitais podem ser a saída para a necessidade de imprimir papéis ou outros documentos.
Capacite seus empregados
Também é importante que você invista em capacitação para os seus empregados. Afinal, eles serão os responsáveis pela maior parte dos papéis emitidos dentro da sua empresa. É necessário criar uma cultura organizacional de eliminação desnecessária de impressão.Existem profissionais que acreditam precisar de papéis impressos para executar certas atividades.
Se você quiser implementar esse tipo de processo na sua empresa é necessário conscientizar os seus colaboradores quanto a necessidade da preocupação com o meio ambiente, os impactos que esse tipo de prática pode causar, bem como, os benefícios que podem ser conquistados, tanto no âmbito empresarial quanto na natureza a partir da adoção deste conceito.
Por fim, é importante que você tenha em mente que o mercado de forma geral está preocupado com o futuro do meio ambiente, logo, se a sua empresa não faz nada para se adequar a essa preocupação podem existir consequências severas para a sua empresa, entre elas, a dificuldade de fechar parcerias e, até mesmo, a perda de certos mercados devido o descaso com as questões que envolvem a natureza e o ambiente em que vivemos e exploramos diariamente.
Para finalizar esta leitura, é importante que você tenha em mente que ser sustentável pode ser sinônimo de vantagem competitiva, contanto que seja planejado de forma robusta, por meio de ações duradouras e se tornem parte do dia a dia da empresa e a estratégia do paperless, sem dúvidas, contribui para que esse conceito seja uma realidade no negócio.
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