O EDI e os benefícios para a logística

O compartilhamento de informações é um desafio que gera um alto custo para as empresas do setor de transportes e costuma tirar o sono dos profissionais responsáveis pelos processos logísticos. Felizmente, uma nova ferramenta desponta, cada vez mais, como importante aliada diante dessa tarefa: o EDI.

Para quem ainda não está familiarizado com o termo, EDI — Electronic Data Interchange — pode ser classificado como uma tecnologia de integração entre empresas, que facilita e agiliza a transmissão eletrônica de dados. Com a adoção dessa ferramenta, é possível reduzir a intervenção humana na tarefa e, consequentemente, contribuir para eliminar as chances de erros.

Se você tem interesse em saber como essa tecnologia pode aprimorar a atividade logística, basta prosseguir com a leitura deste post para conhecer mais detalhes. Confira!

O que é EDI — Electronic Data Interchange?

Se há algo problemático e, constantemente, desafiador em termos de logística é a necessidade de fazer mais em menos tempo. As entregas cada vez mais ágeis, o processamento de pedidos em tempo recorde e a flexibilidade para lidar com as demandas dos clientes são essenciais.

Por isso, quando uma alternativa surge para suprir essa necessidade, é natural que o seu uso passe a ser amplamente disseminado. Isso foi o que aconteceu com o EDI, que, em português, é traduzido como troca eletrônica de dados.

O Electronic Data Interchange é uma tecnologia desenvolvida com o intuito de possibilitar a integração de dados entre empresas. Embora a maioria das empresas já utilize algum tipo de sistema de gestão, nem sempre é possível estabelecer uma conexão entre elas.

Até então, essa falta de compatibilidade era um obstáculo na execução de tarefas simples, como a leitura de um arquivo XML. A mudança trazida pelo EDI é a padronização da emissão e o formato de arquivos digitais, o que garante a sua leitura em qualquer plataforma digital.

Como o EDI pode ser utilizado na logística?

Na prática, com o EDI, os dados são compartilhados entre sistemas, sem que haja a necessidade de fazer os inputs (inserção de informações) de forma manual. Ao eliminar os lançamentos feitos pela equipe, a empresa conquista maior eficiência.

Isso ocorre porque não há a possibilidade de erros de digitação, retrabalho ou correções posteriores, o que agiliza bastante todo esse processo. A consequência natural é o ganho de tempo e a economia de recursos, pois até o uso de papel é drasticamente reduzido.

No mercado logístico, o seu principal uso, e um dos diferenciais que o torna tão interessante, dá-se na transmissão de transações frequentes, repetitivas, como faturas, registro de encomendas, notas fiscais e notificações de envio. Tudo isso reduz a morosidade na cadeia logística e eleva o desempenho organizacional.

Quais são as principais vantagens do EDI?

Reformular processos e adotar uma nova tecnologia nunca é uma iniciativa simples. Contudo, essa é uma tendência importante que registra ganhos reais em termos de capacidade de atendimento e favorece a operação como um todo.

Por isso, é indispensável contar com sistemas que promovam a agilidade e a segurança das informações no ambiente digital. Para consolidar como essa é uma ideia favorável para a otimização dos resultados logísticos, conheça as principais vantagens.

Favorece a automatização de processos

Uma das formas de garantir a confiabilidade das informações distribuídas é por meio da utilização de ferramentas informatizadas. Os dados podem ser enviados e informados para o sistema sem a necessidade de lançamentos manuais.

Já sabemos que o compartilhamento de dados é uma parte integral da cadeia logística desde o envio de documentos até a consulta ao andamento da entrega. Esse processo surge como a solução para:

• reduzir custos;
• minimizar a burocracia;
• agilizar a execução de atividades;
• melhorar o atendimento aos clientes;
• facilitar a comunicação entre empresas e parceiros.

Padroniza o formato dos documentos

Um dos maiores problemas no gerenciamento de notas fiscais é a padronização do seu preenchimento. O lançamento de dados simples pode converter-se em problemas que não permitem o recebimento da mercadoria.

Essa situação é comum no caso de tipos de unidades divergentes ou conversões que gerariam problemas para registrar a entrada do pedido. Porém, o EDI atua para padronizar os campos dos documentos fiscais e, assim, simplificar a sua leitura.

Possibilita o rastreamento de pedidos

O acompanhamento do status do pedido desde a expedição até a entrega já é uma realidade. Com a adoção dessa ferramenta, é possível integrar todas essas funções para que o cliente possa consultar:

• quando os documentos fiscais foram emitidos;
• quando o pedido deixou o galpão;
• onde se encontra o veículo;
• qual é a previsão de chegada.

Com isso, todas as etapas ficam registradas, o que facilita também a etapa de cobrança e a situação do pagamento tanto da venda como dos serviços de frete.

Dessa forma, o uso do EDI — Electronic Data Interchange proporciona, além dos ganhos de tempo com processos mais ágeis e da redução dos custos, uma melhoria dos negócios capaz de potencializá-los e oferecer vantagens competitivas que farão a diferença em suas operações.

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