Os processos mais básicos de qualquer empresa — como controle de estoque, acompanhamento de clientes, suporte e afins — estão entre os principais custos de uma companhia. Tais atividades são necessárias para entregar o melhor serviço ao cliente, mas elas não podem elevar demais o custo final do produto. Por isso, é muito importante fazer um planejamento operacional cuidadoso, visando o menor gasto possível.
Todavia, conseguir mais eficiência de produção e atendimento pode ser uma tarefa bem mais difícil do que parece. Mesmo os gestores com vasta experiência na área podem ter dificuldade para adaptar suas rotinas a fim de torná-las mais eficazes.
Para ajudar você a alcançar esta meta, apresentaremos neste post 10 dicas para melhorar o seu planejamento operacional e ainda os benefícios de adotá-lo na sua empresa. Acompanhe!
Como elaborar um planejamento operacional eficiente?
Nivelar eficiência com baixo custo não é nada fácil, não é mesmo? Mas, com as medidas corretas e a participação de todos, o objetivo é possível. Confira as nossas dicas para a elaboração de um bom planejamento operacional.
Entenda a real importância do planejamento operacional
Implantar esse tipo de processo em uma organização é essencial, pois por meio dele é possível otimizar e maximizar os resultados. Dessa maneira, reflexos positivos poderão ser notados em todas as áreas do negócio, além de possibilitar mais foco e direcionamento nas atividades dos profissionais.
O planejamento operacional também proporciona maior praticidade em imprevistos, contribuindo de maneira preventiva para que não haja prejuízos financeiros e para que nada atrapalhe as atividades da empresa.
Monte um orçamento operacional
O primeiro passo que você deve dar é avaliar todos os recursos disponíveis para aplicar no seu processo operacional. Assim, você saberá quanto pode investir para aumentar a sua eficiência. Certas soluções, apesar de aparentemente rentáveis, exigem mais do que você possui no momento — o que leva ao plano B ou ao plano C.
Além disso, um orçamento pode ser comparado com os custos atuais do seu operacional para determinar se você está ou não no prejuízo. Essa é uma das constatações mais importantes a fazer com relação a qualquer atividade da empresa.
Minimize o estoque
Se o seu produto ou serviço exige que você use algum local de armazenamento para materiais ou para a sua própria mercadoria, isso também deve entrar no seu planejamento operacional.
Ter um estoque muito amplo, seja do material de produção ou do próprio produto, representa um grande gasto para a empresa, pois haverá muito material não utilizado e muitos custos para mantê-lo íntegro.
- estime o número de vendas feitas ao longo do mês e compre o material necessário para atingir suas metas;
- utilize apenas o espaço que precisa e deixe sempre uma pequena margem de erro para os meses acima da média.
Centralize suas operações em um mesmo espaço
Outro fator que influencia a eficiência do seu planejamento operacional é a quantidade de espaços vazios entre os estágios do serviço. Isso inclui o estoque de material, as linhas de montagem, o atendimento, a gestão e o formato da logística, por exemplo.
Se esses componentes da companhia forem muito distantes uns dos outros, a produção será atrasada e a gestão será menos eficiente. Colocar o máximo de atividades em um mesmo espaço é uma solução relativamente simples.
Para produtos de alvenaria, por exemplo, um mesmo galpão pode armazenar os materiais, abrigar uma linha de montagem e conter um segundo estoque para o produto finalizado.
Invista em tecnologia
A melhor forma de criar um planejamento operacional eficiente é otimizando os processos. Para isso, a solução ideal é a tecnologia.
Máquinas e softwares podem realizar tarefas cansativas com mais rapidez e precisão que a maioria dos seres humanos — desde tarefas básicas de gestão, como organização de cadastro e controle de estoque até ações de fabricação repetitivas.
Analise os objetivos
No primeiro momento, questione quais são os objetivos que seu negócio pretende alcançar com o planejamento operacional. Em seguida:
- desenvolva um estudo detalhado sobre a situação atual da empresa e priorize os prazos para a concretização desses objetivos;
- recolha informações sobre o fluxo de caixa da organização, das receitas e despesas mensais, do número de clientes e colaboradores, assim como outras informações fundamentais para montar um plano operacional adequado para as necessidades da companhia.
Estipule metas e prazos
Para um planejamento operacional bem-sucedido é fundamental a estipulação de metas e prazos. Isso significa que todas as pessoas envolvidas tenham uma única meta. Para os profissionais apontados como responsáveis para determinada atividade, o ideal é que a meta seja individual.
É indispensável também estipular o prazo para o cumprimento das metas. Dessa maneira, a equipe tende a trabalhar mais focada, visto que têm prazo a cumprir — isso evita que tarefas não sejam realizadas e o que tempo seja estendido.
Monte uma equipe com profissionais qualificados
Por mais que você domine o assunto e saiba montar um bom planejamento operacional, dificilmente terá sucesso se realizar tudo individualmente. O ideal é que você monte uma equipe com profissionais de qualidade para que o prazo para bater as metas seja otimizado e para que as chances de êxito aumentem.
Busque profissionais engajados em alcançar os objetivos da organização. Assim, o trabalho avançará naturalmente e bons resultados aparecerão. Mesmo que cada funcionário tenha uma tarefa específica para cumprir, é recomendável que todos estejam integrados e que entendam a importância do planejamento operacional para a empresa.
Avalie pontos fortes e de melhoria
No período em que o plano operacional for executado, é de suma importância fazer a avaliação dos pontos fortes, dos pontos de melhoria, dos erros e dos acertos para orientar o que precisa ser mudado ou reavaliado.
Caso seja necessário, determine novas mudanças. O importante é que tudo saia de acordo com o planejado e que os resultados sejam realmente alcançados com sucesso.
Reveja o planejamento constantemente
Por mais que os objetivos sejam alcançados e que o planejamento operacional esteja fluindo perfeitamente, erros ou situações inesperadas podem ocorrer graças à dinâmica do mercado. Caso isso aconteça, não hesite em rever o planejamento e em adaptá-lo de acordo com as novas exigências.
Quais as vantagens de adotar um planejamento operacional?
Como você pôde perceber, um bom planejamento operacional demanda mudanças e melhorias em diferentes pontos da sua empresa. Algumas ações são mais trabalhosas, é verdade, mas elas podem resultar em ótimos benefícios.
Quer saber quais são? Confira os principais logo abaixo.
Melhor previsão de demanda
Uma das ações para a elaboração do planejamento operacional é a centralização das operações. Essa iniciativa é interessante, pois, entre outras, favorece a apuração, o controle e o compartilhamento de dados.
Ou seja, você passa a contar com informações mais coesas e dinâmicas no dia a dia, conseguindo tomar melhores decisões em fatores relevantes, como a previsão de demanda. Em outras palavras, a empresa deixa para trás as ações intuitivas e começa a se planejar pautada em dados centralizados e completos.
Maior engajamento e produtividade das equipes
A criação de metas e o aperfeiçoamento dos pontos fracos são outras ações necessárias na construção de um planejamento operacional — mas não só isso. Além de fundamentais para o crescimento da empresa, se trata de iniciativas que resultam em maior produtividade de suas equipes.
Por exemplo, com a criação de metas realistas e alcançáveis, os colaboradores tendem a se mostrar mais motivados no dia a dia, tanto individualmente quanto coletivamente. A cada meta alcançada, o engajamento torna-se mais forte gradativamente.
Mas para que os objetivos sejam atingidos pelas equipes, é preciso oferecer uma estrutura adequada para todos. É justamente nesse ponto que a análise e melhoria dos pontos fracos favorece à produtividade.
Tendo a certeza da disponibilidade de uma estrutura completa, os funcionários trabalham com maior tranquilidade e empenho. Logicamente, o cenário positivo aumenta a produtividade operacional e melhora os números da empresa.
Redução de custos
A redução de custos foi um dos primeiros fatores citados no início da postagem, lembra-se? A necessidade de conter os gastos com as atividades básicas das empresas é uma das razões da elaboração de um planejamento operacional.
Ao analisar as medidas indicadas para a construção do planejamento, fica claro que a diminuição dos custos dessas operações é um resultado automático. Em outras palavras, ainda que a contenção de gastos não estivesse inclusa nos seus objetivos, ela aconteceria de qualquer forma em médio prazo.
Dois pontos que deixam isso claro são o investimento em tecnologia, a contratação e montagem de equipes mais qualificadas. Basicamente, com ferramentas inteligentes, a rotina produtiva tende a ser mais eficiente e com o mínimo de erros.
Uma equipe mais qualificada só adiciona a esse cenário, pois se mostra mais capacitada a operar as ferramentas tecnológicas e a desenvolver todo tipo de processo a ela direcionado. Com isso, você tem uma diminuição na taxa de falhas e desperdícios, minimizando os gastos providos desses contratempos, bem como, maior efetividade nos serviços prestados.
Em resumo, o planejamento operacional é um grande diferencial para qualquer empresa. Ele é capaz de gerar uma boa vantagem competitiva em relação aos seus concorrentes. Não é preciso desenvolver nada fora do normal, pois ele pode ser aplicado considerado a realidade do seu negócio. Um planejamento bem qualificado e organizado é a chave para o sucesso organizacional.
Agora que você já sabe como desenvolvê-lo, não perca mais tempo e comece agora a elaborar o seu.
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