Como o mapeamento de processos pode aumentar a produtividade da empresa?

Muitos problemas relacionados à produtividade em uma empresa estão diretamente ligados à forma como os processos são executados e seu grau de eficiência.

Sendo assim, quanto menos estruturada uma atividade for — com muita burocracia, falhas e tempo perdido aguardando materiais e informações — mais nociva ela será para o negócio.

Para que isso não aconteça, é fundamental utilizar técnicas e ferramentas de auxílio no gerenciamento de processos para a sua melhoria contínua, o que ocasionará no aumento da produtividadeda organização.

A seguir, vamos falar sobre como o mapeamento de processos pode ajudar a solucionar tais problemas e como ele pode ser realizado. Confira!

Quais são as vantagens do mapeamento de processos?

Dentre as diversas vantagens que essa prática proporciona, podemos citar como principais as seguintes:

Correção de falhas

Quando os processos são mapeados, a identificação de problemas torna-se mais precisa, uma vez que é possível saber onde uma falha ocorre e quais são suas prováveis causas. Assim, as soluções podem ser mais acertadas e definitivas.

Identificação de melhorias

Da mesma forma que, com o seu auxílio, é possível identificar os pontos fracos do processo, o mapeamento também permite que oportunidades de melhorias sejam encontradas — mesmo naquelas atividades que já proporcionam bons resultados.

Mudanças positivas nos métodos de trabalho

Com as ações levantadas já implementadas, muitos aspectos relacionados à forma como as atividades são executadas acabam sofrendo mudanças. Entretanto, todas as alterações visam aprimorar os métodos de trabalho.

Redução de desperdícios

Outro ponto importante no mapeamento de processos é a redução de desperdícios. Ele pode aparecer em três diferentes aspectos:

• tempo: ociosidade ou tempo de deslocamento do colaborador para buscar material, por exemplo;
• materiais: com o mapeamento, utiliza-se somente o necessário;
• recursos: ociosidade de máquinas, equipamentos e ferramentas.

Aumento da produtividade

O aumento da produtividade também é identificável em diversos âmbitos. Veja só alguns deles:

• alteração do layout: faz com que atividades sequenciadas e relacionadas estejam mais próximas;
• eliminação de tarefas desnecessárias: aquelas que não agregam valor ao resultado final;
• organização dos materiais: redução do tempo de espera ou ociosidade por falta dos itens.

Redução de custos

Com todos os benefícios já citados, a redução de custos acaba se tornando uma consequência do mapeamento de processos, principalmente porque ele garante maior eficiência na execução das atividades.

Como ele pode ser realizado?

O mapeamento de processos, apesar de ser uma tarefa demorada, é bem simples de se realizar. Dê uma olhada em como ele pode ser feito em seu negócio:

Acompanhamento da execução dos processos

O primeiro passo para fazer o mapeamento é acompanhar a realização das atividades e estudar seus aspectos: quais são as entradas (de materiais, informações), quem fornece (pessoas e setores), quais são os métodos de trabalho realizados, quais são as saídas e quem são os clientes (internos ou externos).

Desenho dos fluxos

Depois que o processo já foi verificado, é hora de desenhar o fluxograma dele, contendo todas as informações citadas acima. Fique atento para construir um material bem completo!

Identificação dos pontos nos quais ocorrem falhas

Durante a avaliação, é preciso identificar quais são os pontos fracos e os problemas das atividades, bem como o ponto exato em que eles ocorrem. A partir daí, é possível realizar o levantamento das causas e soluções que precisam ser adotadas.

Identificação melhorias a serem aplicadas

Aqui, assim como na avaliação de falhas, deve-se analisar quais pontos podem ser incrementados e quais ações de melhoria serão adotadas pela empresa depois do mapeamento.

Mas não se esqueça: depois que o mapeamento de processos é feito e todas as mudanças são aplicadas, é preciso criar um ciclo de monitoramento — a fim de averiguar a eficácia das ações e quais outras alterações podem ser necessárias.

Quais são as principais técnicas e ferramentas utilizadas no mapeamento de processos?

Para a realização do mapeamento de processos é necessário o auxílio de ferramentas próprias para a construção do mapa dos processos. A seguir seguem algumas delas.

Matriz GUT

A Matriz GUT é uma ferramenta de gestão para auxílio na resolução de problemas, do qual são priorizados os mais urgentes. A matriz classifica cada problema de acordo com a sua gravidade, urgência em resolvê-lo e pela sua tendência em piorar com rapidez ou de forma lenta.

Gravidade

Nessa etapa o problema é analisado pela sua intensidade ou impacto que pode causar caso não seja solucionado. Tais prejuízos podem ser avaliados quantitativa ou qualitativamente. Ao problema definido será atribuída uma nota que varia de 1 a 5, de acordo os seguintes critérios:

1. sem gravidade;
2. pouco grave;
3. grave;
4. muito grave;
5. extremamente grave.

Urgência

Aqui, o problema sofre com a influência do tempo para resolver determinada situação, ou seja, a empresa terá um prazo para resolver a dificuldade encontrada. Problemas urgentes podem ser considerados por prazos definidos em lei ou por tempo de resposta para clientes.

A sua pontuação também varia de 1 a 5, sendo:

1. pode esperar;
2. pouco urgente;
3. urgente, merece atenção no curto prazo;
4. muito urgente;
5. necessidade de ação imediata.

Tendência

Na tendência o problema avaliado conforme a sua possibilidade de evolução em agravar as situações. Isso representa o potencial de crescimento do problema, a sua probabilidade de aumentar ao longo de um determinado prazo. Variação da pontuação de 1 a 5 como o seguinte:

1. não vai mudar;
2. vai piorar no longo prazo;
3. vai piorar no médio prazo;
4. vai piorar no curto prazo;
5. vai piorar rapidamente.

A vantagem da matriz GUT é que por meio das prioridades é possível traçar estratégias corretivas e preventivas a fim de minimizar ou eliminar os problemas.

5W2H

A ferramenta 5W2H permite organizar os processos de maneira funcional.  É também um ótimo instrumento para a elaboração de projetos,controle de processose gestão da qualidade, visto que possibilita uma visão holística de todas as etapas envolvidas em um processo.

O nome dessa técnica está relacionado às iniciais em inglês de algumas perguntas que são utilizadas como orientação para o desdobramento do processo. São elas:

• What? (O quê);
• When? (Quando);
• Who? (Quem);
• Where? (Onde);
• Why? (Por que);
• How? (Como);
• How much? (Quanto custa).

O 5W2H se destaca na sua forma de gestão por ser uma ferramenta simples, completa e eficiente, além de ser dinâmica, pois mesmo depois que o seu pano de ação tenha sido colocado em prática é possível realizar ajustes e modificações pontuais.

Essa ferramenta pode ser utilizada por qualquer pessoa, com foco em negócios ou até mesmo pessoal. Ela segmenta o planejamento em diversas etapas, dando a ele uma maior compreensão sobre os processos e, consequentemente, facilita a sistematização e a execução de atividades.

Softwares específicos

É muito comum as empresas utilizarem softwares de gestão para auxiliar no controle dos processos. Essa ferramenta de automação de processual permite mapear processos diários para identificar e eliminar gargalos, controlar a gestão financeira, tornar os processos mais eficientes e garantir a eficácia dos colaboradores envolvidos.

O ERP permite que os usuários:

• projetem;
• modelem;
• implementem;
• automatizem;
• analisem os processos.

Essas ações em uma organização auxiliam na realização do fluxo de trabalho com agilidade e facilidade. A tecnologia contribui para a otimização dos processos tornando-os mais enxutos, além disso, a sua utilização traz como benefícios:

• redução de custos;
• eficiência nos processos;
• estruturação do ambiente organizacional;
• permite a expansão dos processos.

Com o mapeamento de processos, é possível descrever toda a trajetória de cada atividade da empresa de maneira objetiva, transferir responsabilidades para cada etapa, calcular melhor os recursos, insumos e mão de obra necessários, conhecer os principais gargalos dos processos e demais situações que contribuem para otimizar o tempo de trabalho.

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