A gestão de categoria (category management, em inglês) é uma estratégia utilizada por gestores de Supply Chain para administrar a aquisição de itens similares em um negócio. Essa atuação permite que empresas realizem seus processos de compra de bens de forma mais inteligente, rápida e com grande economia.

Em sua forma mais básica, a gestão de categoria trabalha para unificar a compras de itens, permitindo que todos os processos de aquisição de uma empresa sejam consolidados em um menor número de contratos, com melhores preços.

Cada categoria é um grupo de produtos semelhantes. A gestão é responsável por aplicar metodologias eficazes de compra para maximizar as economias da organização. O processo de compra é otimizado se for concentrado em um único (ou, ao menos, em menor número) de acordos.

Principalmente para empresas que utiliza grande quantidade de um certo produto, mesmo que em diferentes locações, o ideal é simplificar a demanda e utilizar um contrato de maior escala, que garanta menor preço.

Facilidade para o gestor

A gestão de categoria é útil principalmente para empresas com múltiplas unidades. Se uma organização não conta com um responsável pelas aquisições, elas serão mais uma responsabilidade do gestor da unidade. Como esse profissional tem uma rotina muito atarefada, nem sempre terá disponibilidade para realizar pesquisa para adquirir papel, por exemplo, utilizado na empresa com o melhor preço.

Esse cenário possibilita que alguns vendedores aproveitem para oferecer um preço mais alto. E esse tipo de abordagem pode ser feita em todas as unidades.

O resultado disso pode ser caótico. Diversos contratos diferentes, variações de preço, formas de pagamento, duração de acordos e agendamento de entregas. Essa estratégia é conhecido em inglês como “divide and rule”, dividir e reger, em tradução literal. Esse cenário coloca o fornecedor em uma posição cômoda e dominadora.

Com a gestão de categoria aplicada, um responsável pelas compras pode consolidar as aquisições em um número menor e mais coeso de contratos, que podem operar até em escala global. A distribuição de material é otimizada e o gerente geral pode se focar em uma tarefa mais estratégica e economizar dinheiro da empresa.

O exemplo utilizado (papel) é muito simples, mas se aplicado a insumos utilizados na indústria ou empresas de alta tecnologia, as possibilidades de redução de gastos são imensas. Assim é a gestão de categoria: agrupar e centralizar bens similares em contratos mais amplos, fáceis de administrar e com menor preço.

Como gerir por categorias?

A Procurement Leaders, empresa de inteligência global especializada na área de aquisições para Supply Chain, divide o processo da gestão de categoria em sete passos.

Identificação de oportunidade

Conjuntos de tarefas internas relacionadas a compreensão do negócio e suas necessidades. Os responsáveis por aquisições devem constantemente avaliar os gastos e quem são os stakeholders.

Desenvolvimento de oportunidade

Um estágio voltado às relações externas, nas quais os gestores devem entender a capacidade do mercado de fornecedores identificar as melhores formas de atender as necessidades internas da empresa.

Finalização de estratégia

Após alinhar a necessidade interna com a capacidade externa, a empresa deve determinar qual método de aquisição irá melhor posicionar a empresa no mercado.

Priorizar fornecedores

É possível identificar dentro da base de fornecedores quais deles possuem as capacidades demandadas. A Procurement Leaders indica procurar empresas com quem não se tem contato direto, o que pode gerar soluções alternativas.

Realizar leilões e RFP*

No processo de compra, a empresa compradora deve oferecer os melhores meios para que fornecedores possam manifestar interesse e realizar propostas.

*RDP é a sigla para Request for Proposal, Solicitação de Proposta em inglês, uma ferramenta de negociação na gestão de fornecedores.

Formular e negociar propostas

Após receber propostas, a empresa tem a oportunidade de negociar e responder com uma contraproposta. Nesse passo, o gestor de categoria pode contribuir ao utilizar seu conhecimento no processo para analisar e aprovar as propostas.

Gestão de fornecedores

Após o acordo com o fornecedor, o departamento de aquisições deve assegurar que os termos contratuais sejam respeitados. A necessidade de gerir os riscos será maior em negociações mais críticas ou arrojadas.

A gestão de categoria é uma ideia simples, mas nem sempre implementada em sua plenitude, muitas vezes tendo obstáculos internos para se estabelecer dentro das empresas. Geralmente, os gestores carecem de habilidades de comunicação para persuadir as empresas do benefício da gestão por categoria.

Muitas empresas falham em implementar essa estratégia. Mas, com os simples passos apresentados, os gestores podem conquistar maximização operacional e de gastos.